Die Kanzlei im Dreigiebelhaus              Informationen zum Datenschutz

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich,

Rechtsanwalt und Notar Steuerberater

Konrad Frerichs

Bremer Heerstraße 122

26135 Oldenburg

Deutschland / Germany

Telefon: 0441 36144388

Fax: 0441 36144389

Mail: ra.konrad.frerichs@ewe.net

Internet: www.konrad-frerichs.de

mit Kanzlei- bzw. Amtssitz in Oldenburg.

Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an mich oder an meinen Datenschutzbeauftragten wenden.

Der Datenschutzbeauftragte für die Kanzlei ist

Herr Thorsten Brendel

und erreichbar bei der

Firma ViCoTec IT-Sicherheit & Datenschutz GmbH & Co. KG

Im Technologiepark 12

26129 Oldenburg

Telefon: 0441 24 92 65 20

E-Mail: info@vicotec.de 

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst, von durch Sie beauftragte Dritte (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) oder von anderen Verfahrensbeteiligten erhalte, wie z.B.

• Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
• in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten;

• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen eines Mandats notwendig sind.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

a) bei Notarmandaten

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

b) bei Rechtsanwalts- und Steuerberatermandaten

Als Rechtsanwalt und als Steuerberater übe ich einen freien Beruf aus, bin ich ein unabhängiges Organ der Rechtspflege und bin ein berufener unabhängiger Berater und Vertreter in allen Rechtsangelegenheiten sowie in Steuersachen.

Die Erhebung personenbezogner Daten erfolgt, um Sie als meinen Mandanten identifizieren zu können, um Sie angemessen beraten und vertreten zu können, zur Korrespondenz mit Ihnen, zur Rechnungsstellung, zur Abwicklung des Mandatsverhältnisses selbst, zur Kollisionsprüfung, zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie. Die Datenverarbeitung erfolgt hier auf Ihre Anfrage hin und ist für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten oder sonst notwendigen Daten kann dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Mandats ablehne und ggf. der Erfolg des Auftrags gefährdet wird.

c) für alle Mandatsverhältnisse

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt weiter aufgrund von berufs-, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (etwa aus BRAO, BNotO, BeurkG, DONot, StBerG, GWG, HGB, StGB, AO und aus verschiedenen Einzelsteuergesetzen wie EStG, UStG, GrEStG, ErbStG; Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c DSGVO).

4. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Rechtsanwalt, als Notar und als Steuerberater unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragte.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Rechtsanwalts-, Notar-, Steuerberaterkammer oder sonst einer Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin, Sie die Weitergabe beantragt haben oder dies im Rahmen des Mandatsverhältnisses geboten ist.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter bzw. ein Verfahrensbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

a) bei Notarmandaten

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
• Nebenakten: 7 Jahre;

Als Notar kann ich spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

b) bei Rechtsanwalts- und Steuerberatermandaten

Die im Rahmen der Mandatierung von mir erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (für Rechtsanwaltsmandate 6 Jahre und für Steuerberatungsmandate 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde) gespeichert.

c) für alle Mandatsverhältnisse

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, es sei denn, dass ich aufgrund von berufs-, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (etwa aus BRAO, BNotO, BeurkG, DONot, StBerG, GWG, HGB, StGB, AO und aus verschiedenen Einzelsteuergesetzen wie EStG, UStG, GrEStG, ErbStG) zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c DSGVO) oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DSGVO).

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (vgl. Art. 15 DSGVO).
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen (vgl. Art. 16 DSGVO).
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist (vgl. Art. 17 DSGVO).
• von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DSGVO).

• Ihre mir von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch mich auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt (vgl. Art. 20 DSGVO).

• der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen, die ich als Notar für die Wahrnehmung meiner im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder als Rechtsanwalt bzw. als Steuerberater zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeite, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (vgl. Art. 21 DSGVO). Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an ra.konrad.frerichs@ewe.net.

• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden (vgl. Art. 77 DSGVO).

Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Denis Lehmkemper

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: 0511 120 45 00

Fax: 0511 120 45 99

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.